Real Decreto Fichaje Digital 2026: prepárate ahora para los requisitos inalterables y el acceso remoto ITSS
La gestión del tiempo en las pymes españolas está a punto de dar un salto definitivo hacia la digitalización. Si bien la obligación de registrar la jornada laboral es una realidad desde 2019, la normativa que se avecina, conocida popularmente como el Real Decreto de Fichaje Digital 2026, promete elevar los estándares y cerrar la puerta a métodos que, aunque tolerados hasta ahora, ya no cumplen con las expectativas de fiabilidad y transparencia. Este no es un cambio menor; es una transformación que busca garantizar la veracidad de los registros y facilitar la labor inspectora, marcando un antes y un después para tu empresa.
El Gobierno, tras el rechazo de la propuesta de reducción de la jornada a 37,5 horas el 10 de septiembre de 2025, ha decidido impulsar el registro horario digital de forma independiente. Aunque el Real Decreto se encuentra en fase de tramitación y ha enfrentado observaciones por parte del Consejo de Estado en marzo de 2026, su aprobación es inminente y los pilares sobre los que se asienta ya están claros. Es el momento de anticiparse y asegurar que tu sistema de control horario esté listo para los requisitos inalterables que se avecinan.
El contexto normativo actual: RDL 8/2019 y la jornada laboral
La obligación de llevar un registro diario de la jornada laboral para todas las empresas en España no es nueva. Se estableció con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, y entró en vigor el 12 de mayo de 2019, modificando el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta norma exige el registro del horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
Desde entonces, las empresas deben conservar estos registros durante 4 años, poniéndolos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). Es importante recalcar que este plazo de conservación de 4 años es el establecido por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y la ITSS está facultada para pedir hasta esos 4 años. La práctica habitual de solicitar solo 12 meses no es un plazo normativo.
En cuanto a la jornada máxima legal, el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores sigue fijando las 40 horas semanales de promedio anual. La propuesta de reducción a 37,5 horas fue rechazada por el Congreso el 10 de septiembre de 2025 mediante una enmienda a la totalidad, y a 2026 no hay ninguna propuesta en tramitación al respecto. Por lo tanto, cualquier información que circule sobre una jornada de 37,5 horas como ley vigente es incorrecta.
¿Qué se espera del nuevo Real Decreto de Fichaje Digital?
El Real Decreto en tramitación no crea la obligación de registrar la jornada, que ya existe, sino que eleva las exigencias técnicas y el formato. Su objetivo es modernizar y optimizar la gestión del tiempo, eliminando los registros manuales y garantizando que las horas trabajadas queden documentadas de forma fiable, segura y accesible.
Las principales novedades y requisitos inalterables que se esperan son:
Solo digital: el fin del papel y el Excel
El cambio más significativo es la obligatoriedad del formato digital. El nuevo Real Decreto exigirá que el registro se realice exclusivamente mediante sistemas electrónicos, prohibiendo explícitamente el uso de papel y hojas de cálculo como Excel. Aunque la ley actual no los prohíbe expresamente, la ITSS ya está sancionando aquellos registros manuales o editables que considera poco fiables y manipulables, sin esperar a la nueva norma.
Trazabilidad e inmutabilidad de los registros: garantía de veracidad
Este es un pilar fundamental del futuro Real Decreto. Cada registro de entrada, salida y pausa deberá llevar un sellado temporal automático que impida su modificación sin dejar rastro. Los sistemas deberán garantizar la inalterabilidad: cualquier corrección o ajuste quedará registrado como un evento separado, con indicación del autor, la fecha y el motivo del cambio. Sin esta garantía de inmutabilidad, el registro de jornada pierde su valor probatorio ante la Inspección de Trabajo y la AEPD.
Acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS)
Una de las novedades de mayor calado es que los sistemas de registro horario digital deberán permitir que la ITSS acceda a los datos de forma remota, en cualquier momento y de manera inmediata, sin necesidad de personarse en la empresa. Esto implica que los sistemas deberán estar en la nube o tener capacidad de interoperabilidad con los sistemas de la Inspección, eliminando el margen de preparación documental ante una visita inspectora: los datos deben estar disponibles en tiempo real.
Identificación individual y sistemas biométricos: límites de la AEPD
El registro deberá garantizar la identificación inequívoca del trabajador en cada fichaje, utilizando credenciales individuales como PIN o sesión autenticada. No obstante, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sido clara al respecto: prohíbe el uso de sistemas biométricos (como huella dactilar o reconocimiento facial) para el control horario por considerarlos desproporcionados, salvo casos excepcionales y con una justificación muy sólida que cumpla con el RGPD. No existe un 'Criterio 01/2021 AEPD' con ese nombre, la fuente es la Guía AEPD «La protección de datos en las relaciones laborales», publicada en mayo de 2021 y actualizada posteriormente.
Contenido mínimo detallado y conservación de datos
El registro deberá incluir el horario concreto de inicio y fin de la jornada diaria. Además, es altamente recomendable registrar también las pausas y descansos que no computen como tiempo de trabajo efectivo, las horas extraordinarias (que deben registrarse por separado según el artículo 35.5 ET), y el centro de trabajo si la empresa tiene varios. La conservación de los registros se mantiene en 4 años, pero ahora con garantías técnicas de integridad y disponibilidad, y deben ser accesibles en todo momento para los trabajadores, sus representantes y la Inspección.
Sanciones por incumplimiento: un recordatorio que duele
El incumplimiento de la normativa de registro horario ya conlleva graves consecuencias, y el nuevo Real Decreto reforzará el régimen sancionador. La no llevanza del registro horario es una INFRACCIÓN GRAVE según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto. Nunca se considera una infracción leve; los defectos formales menores serían lo leve. La cuantía mínima para una infracción grave es de 751 euros.
Las cuantías de las sanciones LISOS, actualizadas por la Ley 10/2021 disposición final primera (NO por RDL 9/2021) y vigentes desde el 01/10/2021, son:
- Leves: mínimo 70-150€ / medio 151-370€ / máximo 371-750€
- Graves: mínimo 751-1.500€ / medio 1.501-3.750€ / máximo 3.751-7.500€
- Muy graves: mínimo 7.501-30.000€ / medio 30.001-120.005€ / máximo 120.006-225.018€
Es crucial entender que las sanciones de la ITSS por falta de registro son una SANCIÓN ÚNICA POR EMPRESA, modulada según el número de trabajadores, la intencionalidad y la reincidencia. NO se multiplican literalmente la cuantía por el número de trabajadores ni por los meses de incumplimiento. Algunas fuentes han mencionado propuestas de multas de hasta 10.000€ por trabajador afectado, pero la normativa vigente y los hechos blindados establecen la sanción única por empresa, modulada.
Teletrabajo y registro horario: Ley 10/2021 y privacidad
El teletrabajo, regulado por la Ley 10/2021 de 9 de julio (no por el RDL 28/2020, ya derogado), también está sujeto a la obligación de registro horario. La particularidad de esta modalidad es la necesidad de conciliar el control empresarial con el derecho a la intimidad y la desconexión digital del trabajador.
Geolocalización y webcams: lo que no está permitido
La AEPD ha establecido criterios claros sobre la protección de datos en las relaciones laborales. Prohíbe el uso de webcams continuas, capturas de pantalla periódicas y la geolocalización continua para el control horario, por considerarlas medidas desproporcionadas que vulneran la privacidad del trabajador. El registro de la jornada debe limitarse a los datos estrictamente necesarios para verificar el cumplimiento del horario, como la hora de entrada y salida, y los descansos.
Derechos RGPD del trabajador
Los trabajadores tienen derechos ampliados frente al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Estos incluyen los derechos de Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición, Limitación del tratamiento y Portabilidad. Es importante no usar el acrónimo 'ARSOPL', ya que no es estándar. Las sanciones por incumplimiento del RGPD/LOPDGDD pueden ser muy elevadas: hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global (para infracciones graves) y hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio (para infracciones muy graves), aplicándose la cifra que sea MAYOR. No deben usarse 40.000€/300.000€ como topes.
Prepárate ahora: adaptación proactiva
Aunque el Real Decreto de Fichaje Digital aún no ha sido publicado en el BOE, la dirección es clara y la Inspección de Trabajo ya está actuando con criterios más estrictos. Las empresas que sigan utilizando sistemas manuales o fácilmente manipulables asumen un riesgo creciente.
La adaptación proactiva es la clave. Audita tu sistema actual de control horario. Si utilizas papel o Excel, evalúa si permite ediciones sin dejar rastro, ya que esto ya es un riesgo con la normativa vigente. Prioriza un sistema con trazabilidad real, inmutabilidad y capacidad de acceso remoto. Un software de control horario digital que cumpla con estos requisitos no solo te protegerá ante una inspección hoy, sino que te dejará preparado para el nuevo Real Decreto cuando entre en vigor.
Pasos para una adaptación inteligente:
- Evalúa tu sistema actual: ¿Es digital? ¿Permite la inmutabilidad de los registros? ¿Tiene sellado temporal? ¿Quién puede modificar los registros y queda constancia de ello?
- Busca soluciones con acceso remoto: Asegúrate de que el software que elijas permita a la ITSS acceder a los datos de forma telemática, garantizando la interoperabilidad.
- Verifica la identificación individual: El sistema debe asegurar que cada fichaje corresponde inequívocamente a un trabajador, sin recurrir a biometría desproporcionada.
- Asegura la conservación y accesibilidad: Los registros deben guardarse de forma segura durante 4 años y ser accesibles para trabajadores, representantes e Inspección.
- Revisa tu política de privacidad: Adapta tus procedimientos internos a los requisitos del RGPD y la AEPD, especialmente en teletrabajo y el uso de tecnologías de control.
Anticiparse a la normativa no es solo una cuestión de cumplimiento legal, sino una oportunidad para optimizar la gestión de tu empresa, reducir errores administrativos y construir una relación de confianza con tus empleados basada en la transparencia.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Es ya obligatorio el fichaje digital en España?
No, el registro horario digital no es obligatorio a día de hoy. La obligación de registrar la jornada existe desde el Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, pero la norma actual no exige un formato digital específico, permitiendo papel o Excel. Sin embargo, el nuevo Real Decreto en tramitación hará el formato digital obligatorio y la Inspección de Trabajo ya está sancionando registros manuales o editables que considera poco fiables.
¿Qué ocurre con la jornada de 37,5 horas semanales?
La propuesta de reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales fue rechazada por el Congreso de los Diputados el 10 de septiembre de 2025. La jornada máxima legal en España sigue siendo de 40 horas semanales de promedio anual, según el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores, y a 2026 no hay ninguna propuesta en tramitación al respecto.
¿Puedo seguir usando Excel o papel para el registro horario?
Actualmente, la ley no prohíbe expresamente el papel o Excel, siempre que el registro sea “objetivo, fiable y accesible”. No obstante, la Inspección de Trabajo ya está rechazando y sancionando los registros que considera manipulables o poco fiables, como hojas de Excel sin control de versiones o registros en papel con indicios de alteración. El futuro Real Decreto de Fichaje Digital prohibirá explícitamente estos métodos, haciendo el formato digital el único válido.
¿La Inspección de Trabajo podrá acceder a mi sistema de fichaje de forma remota?
Sí, es uno de los requisitos clave del Real Decreto de Fichaje Digital en tramitación. Los sistemas de registro horario digital deberán permitir a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) acceder a los datos de forma remota, inmediata y en cualquier momento, sin necesidad de personarse en la empresa.
¿Las sanciones por incumplimiento se multiplican por el número de trabajadores?
No. Las sanciones de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) por falta de registro son una SANCIÓN ÚNICA POR EMPRESA, que se modula en función de factores como el número de trabajadores afectados, la intencionalidad o la reincidencia. La normativa no establece que la cuantía de la sanción se multiplique literalmente por cada trabajador o por cada mes de incumplimiento.
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Aviso legal: Esta guía recopila normativa pública. No sustituye asesoramiento legal.