Registro de jornada en 2026: la guía definitiva para pymes

1. ¿Qué es el registro de jornada?

El registro diario de jornada es la obligación legal de toda empresa de registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, todos los días.

Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Entró en vigor el 12 de mayo de 2019.

El registro debe ser fiable, objetivo, accesible para empleados, representantes y Inspección de Trabajo, y conservarse durante 4 años.

2. ¿A quién aplica?

A TODAS las empresas, sin distinción por tamaño, sector o tipo de contrato. Aplica a:

• Empresas con 1 o más trabajadores por cuenta ajena
• Autónomos con empleados (no a sí mismos, salvo en sectores específicos)
• Cooperativas de trabajo asociado
• Trabajadores con contrato temporal, indefinido, a tiempo parcial o completo
• Empleados en teletrabajo total o híbrido

No aplica a: relaciones laborales especiales (alta dirección con pacto expreso, deportistas profesionales, artistas en espectáculos públicos) y trabajos autónomos sin empleados.

3. Qué cambia en 2026

Tres tendencias claras para 2026:

1. Más inspecciones digitales. La Inspección de Trabajo está aumentando los controles aleatorios usando análisis de datos de la Seguridad Social cruzados con registros de jornada esperados.
2. Sanciones efectivas más altas. Las sanciones graves ya están entre 751€–7.500€ por trabajador. En 2026 se aplica el nuevo IPC y se actualizan a la baja en algunas autonomías por convenio.
3. Reducción de jornada en debate. Hay propuesta legislativa para reducir la jornada máxima de 40h a 37,5h semanales. Aún no aprobada, pero si pasa exigirá registros aún más precisos.

4. Qué hay que registrar

El registro debe incluir, como mínimo:

• Hora exacta de inicio de la jornada (no aproximada)
• Hora exacta de fin de la jornada
• Pausas si son superiores a 15 minutos
• Identificación del trabajador (nombre o ID)
• Fecha del día registrado

Si hay horas extras, también deben registrarse separadamente, indicando si son compensadas con descanso o pagadas.

5. Sanciones por incumplir

Según el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), las infracciones por no llevar registro de jornada son:

Importante: la sanción es por trabajador y por mes. Una pyme con 10 empleados sin registro durante un mes puede recibir hasta 75.000€ en sanciones.

6. Cómo cumplir paso a paso

1. Adopta un sistema de fichaje. Excel sirve sólo en pymes con <5 empleados y siempre que sea inmutable. Software dedicado es mucho más seguro.
2. Comunica el sistema al equipo. Incluye una cláusula en el contrato o adenda informando del método de fichaje.
3. Cumple RGPD. Datos mínimos, propósito declarado (control horario), conservación 4 años, derecho de acceso del empleado a sus propios datos.
4. Registra todas las jornadas. Inicio + fin + pausas >15min + horas extras.
5. Conserva los registros 4 años. La nube es ideal (no se pierde como un servidor local).
6. Prepara el PDF de Inspección. Cuando la Inspección lo pida, tienes que entregar PDF con todos los movimientos del mes solicitado por empleado.

7. Casos especiales: teletrabajo

La Ley 10/2021 del trabajo a distancia reitera la obligación del registro horario incluso en teletrabajo. Pero la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ha sido clara sobre los límites:

• Geolocalización: solo si es proporcionada al fin. Para control horario puro normalmente NO se justifica.
• Webcam o screenshots: NO. Es vigilancia desproporcionada.
• Fichaje por horario: SÍ. Inicio + fin + pausas, igual que en oficina.

La práctica habitual es ofrecer al empleado una página web (PWA en móvil o navegador) donde hace clic en "Entrar" y "Salir". Sincrio Fichaje hace exactamente esto.

8. Preguntas frecuentes