Fichaje digital obligatorio: tu pyme lista para el Real Decreto de 2026
La gestión del tiempo de trabajo en las empresas españolas ha sido un punto de inflexión desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y estableció la obligación de registrar la jornada laboral de todos los empleados. Desde el 12 de mayo de 2019, esta norma exige a todas las empresas, sin excepción de tamaño o sector, garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador, incluyendo la hora de inicio y fin.
Sin embargo, lo que inicialmente se interpretó con cierta flexibilidad en cuanto a los medios (permitiendo incluso el papel o las hojas de Excel), está a punto de dar un giro definitivo. Nos encontramos en un momento crucial: la digitalización del registro horario no es solo una recomendación, sino una inminente obligación legal. Un proyecto de Real Decreto, cuya tramitación fue autorizada con carácter de urgencia en septiembre de 2025, está en su fase final y se espera que establezca la obligatoriedad de un sistema de registro 100% digital y verificable en tiempo real a lo largo de 2026.
Este cambio normativo, impulsado por el Ministerio de Trabajo, busca cerrar las puertas a los métodos manuales y poco fiables que han demostrado ser insuficientes para atajar el problema de las horas extraordinarias no remuneradas y la falta de transparencia. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ya no espera: está intensificando sus actuaciones y sancionando los registros que considera no fiables, incluso antes de la publicación oficial de la nueva norma.
El Real Decreto de 2026: ¿Qué significa para tu pyme?
El proyecto de Real Decreto que se encuentra en fase de tramitación, y que se prevé que vea la luz en el Boletín Oficial del Estado (BOE) a lo largo de 2026, representa una evolución significativa de la normativa de registro horario. Su objetivo principal es garantizar que el registro de jornada sea eficaz, objetivo, fiable y accesible, eliminando la discrecionalidad y los sistemas manipulables.
Digitalización obligatoria y el fin de los métodos tradicionales
La novedad más destacada es la prohibición expresa de los registros en papel y las hojas de cálculo tipo Excel. El nuevo marco normativo exigirá que el registro horario se realice exclusivamente a través de sistemas digitales. Esto implica que tu pyme deberá contar con un software o aplicación que garantice la trazabilidad, inmutabilidad y accesibilidad de los datos.
La Inspección de Trabajo ya está orientando sus actuaciones hacia este modelo digital. Según la Memoria de actividad de la ITSS de 2024, se realizaron 9.097 actuaciones inspectoras en materia de registro horario, y el volumen de sanciones ha crecido exponencialmente. Un sistema manual o un Excel, por muy bien organizado que esté, será considerado no fiable si no puede demostrar su inmutabilidad y la imposibilidad de edición sin dejar rastro.
Trazabilidad, inmutabilidad y accesibilidad en tiempo real
El Real Decreto en ciernes definirá con mayor precisión los principios que ya se venían exigiendo: objetividad, fiabilidad y accesibilidad.
- Objetividad: El sistema debe reflejar la información de manera imparcial, perceptible e indiscutible.
- Fiabilidad: Los asientos del registro deben ser inmodificables sin autorización expresa de la empresa y del trabajador, y cualquier cambio debe dejar una huella clara e indeleble (trazabilidad), indicando quién lo hizo, cuándo y por qué.
- Accesibilidad: El sistema deberá permitir el acceso inmediato y en tiempo real a los registros por parte de los trabajadores (para consultar y obtener copia de sus propios datos), de la representación legal de los trabajadores (RLT) y, crucialmente, de la Inspección de Trabajo. Este acceso para la ITSS será remoto, eliminando el margen de preparación documental ante una visita inspectora: los datos deben estar listos en tiempo real.
Además, la información deberá figurar en un formato tratable, legible y compatible con los sistemas de uso generalizado.
Conservación de los registros: 4 años, la norma inamovible
La obligación de conservar los registros de jornada se mantiene inalterable. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece un plazo de conservación de 4 años. La ITSS está facultada para solicitar los registros de todo este periodo, y el nuevo Real Decreto reforzará esta exigencia, asegurando que los sistemas digitales permitan un almacenamiento seguro y la exportación de datos para cumplir con este requisito.
Impacto en el teletrabajo y la protección de datos
El teletrabajo, regulado por la Ley 10/2021 de 9 de julio, ya exige el registro horario para los empleados a distancia, equiparándolos en derechos a los presenciales. El nuevo Real Decreto reforzará esta obligación, exigiendo que los sistemas digitales permitan registrar la modalidad del fichaje (presencial o teletrabajo) y reflejen fielmente el tiempo efectivo dedicado al trabajo a distancia, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
En cuanto a la protección de datos, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sido clara. Su Guía «La protección de datos en las relaciones laborales» (publicada en mayo de 2021 y actualizada posteriormente) establece criterios estrictos. La AEPD prohíbe el uso de webcams continuas, capturas de pantalla periódicas y geolocalización continua para el control horario por considerarlas medidas desproporcionadas. La geolocalización solo es admisible durante la jornada laboral y con una finalidad concreta y proporcional, nunca como una herramienta de supervisión generalizada.
Los sistemas de registro horario deben garantizar los derechos a la intimidad y protección de datos, aplicando los principios de minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Esto descarta, por ejemplo, el uso de registros biométricos si existen métodos menos intrusivos.
Sanciones: un riesgo creciente para tu pyme
El incumplimiento de la normativa de registro horario no es un asunto menor. La no llevanza del registro es una INFRACCIÓN GRAVE según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto. Las cuantías de las sanciones fueron actualizadas por la Ley 10/2021 disposición final primera y están vigentes desde el 01/10/2021:
- Leves: mínimo 70-150€ / medio 151-370€ / máximo 371-750€. (Estas solo se aplicarían por defectos formales menores.)
- Graves: mínimo 751-1.500€ / medio 1.501-3.750€ / máximo 3.751-7.500€. (La no llevanza del registro es grave, con un punto mínimo de 751€.)
- Muy graves: mínimo 7.501-30.000€ / medio 30.001-120.005€ / máximo 120.006-225.018€.
Es fundamental recordar que las sanciones de la ITSS por falta de registro se aplican como SANCIÓN ÚNICA POR EMPRESA, modulada según el número de trabajadores, la intencionalidad y la reincidencia. NO se multiplican literalmente la cuantía por el número de trabajadores por los meses de incumplimiento. Sin embargo, la Inspección ya considera una infracción grave el no tener un sistema de registro o utilizar uno no fiable, y el nuevo Real Decreto reforzará este régimen sancionador.
En el ámbito de la protección de datos (RGPD/LOPDGDD), las sanciones pueden ser aún más elevadas: hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global (para infracciones graves) y hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio (para infracciones muy graves), optándose por la cifra que sea MAYOR.
Jornada máxima y horas extras: lo que no cambia (por ahora)
Es importante aclarar que la jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de promedio anual, según el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores. La propuesta de reducción a 37,5 horas FUE RECHAZADA por el Congreso el 10 de septiembre de 2025 mediante una enmienda a la totalidad. A 2026, NO hay ninguna propuesta de reducción de jornada en tramitación.
El límite de horas extras se mantiene en 80 horas al año (artículo 35.2 ET), excluyendo aquellas compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes. Existen excepciones por fuerza mayor (artículo 35.3 ET). El nuevo Real Decreto de registro horario no modifica estos límites, pero sí busca un control más efectivo y transparente de las horas extraordinarias realizadas y su compensación.
Preparando tu pyme para el futuro inminente
La tramitación del Real Decreto de registro horario digital, aunque ha encontrado un dictamen desfavorable del Consejo de Estado en marzo de 2026 por deficiencias técnicas y de impacto económico, no detiene la clara dirección hacia la digitalización. Este dictamen podría suponer ajustes al texto, pero la esencia de la obligatoriedad digital y el refuerzo del control se mantendrán.
Anticiparse es clave. La Inspección de Trabajo ya está actuando y las empresas que sigan utilizando sistemas manuales asumen un riesgo creciente. Implementar un software de control horario digital no solo te permitirá cumplir con la futura normativa, sino que te ofrecerá beneficios tangibles desde hoy: mayor eficiencia en la gestión del tiempo, reducción de errores, transparencia y seguridad jurídica.
Un software de fichaje digital adecuado debe cumplir con los siguientes requisitos esenciales:
- Fiabilidad e inmutabilidad: Garantizar que los registros no puedan ser alterados sin dejar un rastro de auditoría.
- Accesibilidad: Permitir el acceso fácil y en tiempo real a los trabajadores, la RLT y la ITSS.
- Conservación: Almacenar los datos de forma segura durante 4 años.
- Adaptabilidad: Soportar diferentes modalidades de jornada (presencial, teletrabajo, híbrida) y tipos de fichaje.
- Cumplimiento RGPD: Respetar la privacidad de los datos de los trabajadores, evitando usos desproporcionados como la geolocalización continua o la videovigilancia indiscriminada.
¿Qué puedes hacer hoy?
- Evalúa tu sistema actual: Si aún usas papel o Excel, el riesgo de sanción es alto y creciente.
- Investiga soluciones digitales: Busca un software que cumpla con los requisitos de trazabilidad, inmutabilidad y accesibilidad remota para la ITSS.
- Forma a tu plantilla: Asegúrate de que todos los empleados conozcan el nuevo sistema y sus derechos de acceso a los registros.
- Revisa tus políticas de privacidad: Adapta el uso de cualquier herramienta de control a las directrices de la AEPD y el RGPD.
La digitalización del registro horario es una realidad que tu pyme no puede ignorar. Adelantarse a la normativa no es solo una cuestión de cumplimiento, sino una oportunidad para optimizar la gestión y proteger tu negocio.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Es ya obligatorio el fichaje digital en España?
A fecha de junio de 2026, la obligación de registro horario está vigente desde el RDL 8/2019 de 8 de marzo, pero no exige explícitamente el formato digital. Sin embargo, un proyecto de Real Decreto en fase final de tramitación sí establecerá la obligatoriedad exclusiva de los sistemas digitales, prohibiendo el papel y Excel. La Inspección de Trabajo ya está sancionando los registros no fiables, por lo que se recomienda encarecidamente la digitalización.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de jornada?
La normativa exige la conservación de los registros de jornada durante un mínimo de 4 años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta obligación se mantiene con la nueva normativa y la ITSS puede solicitarlos en cualquier momento durante este periodo.
¿Qué ocurre si mi pyme no tiene un sistema de registro horario?
La no llevanza del registro horario es considerada una INFRACCIÓN GRAVE según el artículo 7.5 de la LISOS. Las sanciones mínimas para infracciones graves son de 751€, y pueden ascender hasta los 7.500€ en su grado máximo. Es una SANCIÓN ÚNICA POR EMPRESA, modulada según el número de trabajadores, la intencionalidad y la reincidencia, no una multiplicación literal por empleado o mes.
¿Puedo usar la geolocalización para controlar el horario de mis teletrabajadores?
La AEPD prohíbe el uso de geolocalización continua para el control horario por considerarlo desproporcionado. Solo es admisible durante la jornada laboral y con una finalidad concreta y proporcional, informando previamente al trabajador y a la RLT. La Ley 10/2021 de teletrabajo exige el registro horario, pero siempre respetando los derechos de protección de datos y la intimidad del trabajador.
¿Ha cambiado la jornada máxima legal en España?
No. La propuesta de reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales FUE RECHAZADA por el Congreso el 10 de septiembre de 2025. Por lo tanto, la jornada máxima legal en España sigue siendo de 40 horas semanales de promedio anual, según el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores.
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AVISO LEGAL: Esta guía recopila normativa pública. No sustituye asesoramiento legal.