Fichaje digital obligatorio: requisitos técnicos del nuevo…

La gestión del tiempo de trabajo en las empresas españolas está a punto de experimentar una transformación definitiva. Si hasta ahora el Real Decreto-ley 8/2019 establecía la obligación de registrar la jornada, pero dejaba cierta flexibilidad en el formato, el panorama cambiará radicalmente con la inminente aprobación de un nuevo Real Decreto. Este no solo hará el fichaje digital obligatorio, sino que impondrá requisitos técnicos estrictos que tu PYME deberá cumplir para evitar infracciones graves. Prepárate para entender qué exige la nueva normativa y cómo seleccionar el software de [[control horario](/blog/fichaje-trabajadores-moviles-jornadas-especiales)](/blog/real-decreto-fichaje-digital-requisitos-itss) que te blindará frente a futuras inspecciones.

El Registro Horario: De la Obligación General a la Exigencia Digital

Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España tienen la obligación legal de registrar la jornada diaria de sus trabajadores, incluyendo la hora de inicio y finalización. Esta obligación se estableció mediante el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, la normativa original no especificaba un formato concreto, permitiendo el uso de sistemas en papel, hojas de cálculo Excel o soluciones electrónicas, siempre que fueran «objetivos, fiables y accesibles».

Esta flexibilidad está llegando a su fin. El Gobierno lleva tiempo trabajando en un nuevo Real Decreto que hará el fichaje digital obligatorio, prohibiendo de facto los métodos manuales. A fecha de agosto de 2026, este Real Decreto se encuentra en su fase final de tramitación, con la expectativa de ser aprobado y publicado en el Boletín Oficial del Estado (BOE) en septiembre de 2026. Tras su publicación, la normativa entrará en vigor 20 días después, marcando un punto de inflexión para todas las empresas.

El objetivo de este cambio es claro: garantizar la fiabilidad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros de jornada, combatiendo el fraude en las horas extraordinarias y asegurando una mayor transparencia en las relaciones laborales.

Requisitos Técnicos Clave del Nuevo Fichaje Digital

El borrador del inminente Real Decreto establece una serie de requisitos técnicos que serán de obligado cumplimiento para los sistemas de control horario. Estos van más allá de la mera digitalización y buscan asegurar la integridad y accesibilidad de los datos.

Inalterabilidad y Trazabilidad de los Datos

Este es, sin duda, uno de los pilares fundamentales de la nueva normativa. El sistema de fichaje digital deberá garantizar que, una vez registrado un dato, este no pueda ser modificado, alterado o eliminado sin dejar un rastro auditable. Esto implica:

Sellado Temporal Automático: Cada registro de entrada, salida o pausa deberá llevar un sellado temporal (timestamp) automático e inmutable que impida su modificación posterior sin dejar evidencia.
Historial Completo de Cambios: En caso de que se realice alguna corrección o actualización (por ejemplo, para subsanar un error), el sistema debe registrar quién realizó el cambio, cuándo se produjo y qué información fue modificada, manteniendo un historial completo y auditable.
Cifrado de Datos: Se espera que los datos se almacenen con mecanismos de seguridad como el cifrado con hash criptográfico para asegurar su integridad y evitar manipulaciones.

En la práctica, esto significa que las bases de datos deben configurarse con mecanismos (como triggers o equivalentes funcionales) que bloqueen las operaciones de actualización o eliminación directa, garantizando la inmutabilidad.

La nueva normativa busca agilizar y modernizar las labores de inspección. Por ello, el software de control horario deberá permitir que los registros estén disponibles de forma inmediata, tanto en visitas presenciales como telemáticas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

Esto implica que el sistema no solo debe almacenar los datos, sino también facilitar el acceso a los logs de auditoría para que la ITSS pueda verificar que no se han creado registros retroactivamente o se han manipulado de alguna forma.

Identificación Unívoca y Contenido Mínimo del Registro

El sistema deberá garantizar la identificación única de cada trabajador al realizar el fichaje, utilizando credenciales individuales. Además, el registro deberá contener información detallada y segmentada de la jornada, incluyendo:

Hora exacta de inicio y fin de la jornada.
Registro de las pausas no computables como tiempo de trabajo efectivo.
Identificación de las horas extraordinarias realizadas.
En el caso del teletrabajo, la modalidad (presencial o a distancia) de cada tramo trabajado.

El sistema debe ser capaz de segmentar la jornada para computar como trabajo efectivo solo lo previsto en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, incluyendo desplazamientos entre centros de trabajo o formación obligatoria.

Conservación Segura de los Registros

La obligación de conservar los registros horarios se mantiene en 4 años, tal como establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El nuevo Real Decreto reforzará la necesidad de que esta conservación se realice de forma segura, garantizando la disponibilidad de los datos para la ITSS, los trabajadores y sus representantes legales durante todo este periodo. Esto implica la necesidad de copias de seguridad actualizadas y sistemas de recuperación de información.

Exclusión de Biometría de Alto Riesgo y Restricciones de la AEPD

El borrador del Real Decreto también contempla la exclusión de sistemas de biometría de alto riesgo para el registro horario. Además, es crucial recordar los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en materia de control horario, especialmente en teletrabajo. La AEPD, a través de su Guía «La protección de datos en las relaciones laborales» (publicada en mayo de 2021 y actualizada posteriormente), prohíbe explícitamente el uso de webcams continuas, capturas de pantalla periódicas y la geolocalización continua para el control horario, al considerarlas medidas desproporcionadas que vulneran los derechos de los trabajadores.

¿Por Qué el Papel y Excel Dejarán de Ser Válidos?

La razón principal por la que los métodos tradicionales como el papel y las hojas de cálculo de Excel dejarán de ser válidos es su inherente falta de fiabilidad, objetividad e inalterabilidad.

Aunque el RDL 8/2019 no prohibía explícitamente estos formatos, la realidad ha demostrado que son fácilmente manipulables, lo que dificulta la labor de la Inspección de Trabajo para verificar el cumplimiento de la jornada y la correcta compensación de las horas extraordinarias. Un registro en papel puede ser alterado sin dejar rastro, y una hoja de Excel puede modificarse en cualquier momento, comprometiendo la veracidad de la información. El nuevo Real Decreto busca eliminar esta ambigüedad, exigiendo sistemas que por su propia naturaleza técnica garanticen la integridad de los datos desde el momento del registro.

Las Consecuencias de No Adaptarse: Infracciones y Sanciones

El incumplimiento de la obligación del registro horario, especialmente con la inminente entrada en vigor de la exigencia digital, puede acarrear importantes sanciones para tu PYME.

Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), la no llevanza del registro horario es considerada una INFRACCIÓN GRAVE según su artículo 7.5. Nunca se considerará una infracción leve. Las cuantías de las sanciones, actualizadas por la Ley 10/2021 disposición final primera, son vigentes desde el 01/10/2021 y se establecen de la siguiente manera:

Leves: mínimo 70-150€ / medio 151-370€ / máximo 371-750€
Graves: mínimo 751-1.500€ / medio 1.501-3.750€ / máximo 3.751-7.500€
Muy graves: mínimo 7.501-30.000€ / medio 30.001-120.005€ / máximo 120.006-225.018€

Es importante recalcar que, según los hechos blindados, la no llevanza del registro horario se considera una infracción grave, con un punto mínimo de 751€. Las infracciones leves se aplicarían solo a defectos formales menores. Las sanciones impuestas por la ITSS por la falta de registro son una SANCIÓN ÚNICA POR EMPRESA, modulada según el número de trabajadores, la intencionalidad y la reincidencia. No se multiplican literalmente las cuantías por el número de trabajadores o meses.

Aunque algunos borradores y artículos recientes han mencionado la posibilidad de que las sanciones futuras se calculen por cada trabajador afectado, con importes que podrían alcanzar los 10.000€ por infracción, a día de hoy, y según la normativa vigente y los hechos blindados, la sanción es única por empresa. No obstante, la tendencia apunta a un endurecimiento de las multas, lo que subraya la urgencia de adaptarse.

Guía para Elegir el Software de Control Horario Ideal para tu PYME

Ante este panorama, la elección de un software de control horario adecuado se convierte en una decisión estratégica para tu PYME. No se trata solo de fichar, sino de cumplir con la ley, garantizar la seguridad jurídica y optimizar la gestión de tu equipo. Aquí te ofrecemos una guía práctica para seleccionar la mejor solución:

1. Cumplimiento Normativo Garantizado

Este debe ser tu criterio número uno. Asegúrate de que el software que elijas cumpla con todos los requisitos técnicos del nuevo Real Decreto, incluso antes de su entrada en vigor. Pregunta explícitamente al proveedor sobre:

Inalterabilidad y Trazabilidad: ¿Cómo garantiza el sistema que los registros no pueden ser modificados sin dejar rastro? ¿Incorpora sellado temporal y un historial de auditoría completo?
Acceso ITSS: ¿Cómo facilita la plataforma el acceso remoto y la exportación de datos para la Inspección de Trabajo?
Protección de Datos: ¿Cumple con el RGPD y la LOPDGDD? ¿Cómo gestiona los derechos ARCO ampliados de los trabajadores? Ten en cuenta que las sanciones por incumplimiento del RGPD pueden ser de hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global (para infracciones graves) y hasta 20 millones de euros o el 4% (para muy graves), la cifra que sea mayor.
Conservación: ¿Asegura la conservación de los registros durante los 4 años exigidos?

2. Facilidad de Uso y Adaptabilidad

Un software muy potente pero difícil de usar será un fracaso. Busca una solución intuitiva tanto para tus empleados como para los gestores. Considera:

Interfaz Amigable: Que sea fácil de entender y utilizar para todos los perfiles de tu plantilla.
Multidispositivo: Que permita el fichaje desde diferentes dispositivos (móvil, tablet, ordenador, terminal físico) y métodos (app, web, QR, PIN, incluso WhatsApp en algunas soluciones).
Adaptación a Modalidades de Trabajo: Que soporte diferentes tipos de jornada (presencial, teletrabajo, híbrido, equipos itinerantes) y se adapte a las particularidades de tu sector.

3. Funcionalidades Esenciales y Avanzadas

Más allá del registro básico, un buen software de control horario debe ofrecer funcionalidades que simplifiquen la gestión de RRHH:

Gestión de Horas Extras: Que permita registrar, controlar y compensar adecuadamente las horas extras, respetando el límite legal de 80 horas/año (excluyendo las compensadas con descanso dentro de 4 meses).
Gestión de Ausencias y Vacaciones: Que integre la solicitud y aprobación de vacaciones, permisos y bajas, facilitando la planificación de tu equipo.
Generación de Informes: Que te permita generar informes detallados y personalizables sobre la jornada de tus empleados, útiles para la toma de decisiones y para presentar ante la ITSS.
Integración con Otros Sistemas: Valora la capacidad de integración con tu software de nóminas, ERP o sistemas de gestión de RRHH para evitar la duplicidad de datos y automatizar procesos.
Portal del Empleado: Un espacio donde los trabajadores puedan consultar su historial de fichajes, solicitar ausencias o gestionar sus datos, fomentando la transparencia.

4. Soporte y Asesoramiento Legal

La normativa laboral es compleja y cambiante. Elegir un proveedor que ofrezca un buen soporte técnico y, preferiblemente, asesoramiento en cumplimiento normativo (compliance) es un valor añadido. Un equipo experto podrá resolver tus dudas y ayudarte a configurar el sistema para que actúe como un verdadero escudo legal para tu organización.

5. Seguridad y Protección de Datos

Además del cumplimiento del RGPD, asegúrate de que el proveedor implementa medidas de seguridad robustas para proteger los datos de tus empleados. Esto incluye el cifrado de datos, copias de seguridad regulares y protocolos de acceso seguro.

La jornada máxima legal en España es de 40 horas semanales de promedio anual (art. 34.1 ET). La propuesta de reducción a 37,5 horas fue rechazada por el Congreso el 10/09/2025, por lo que a 2026 no hay ninguna propuesta en tramitación.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?

El Real Decreto que hará obligatorio el fichaje digital se encuentra en su fase final de tramitación y se espera su aprobación y publicación en el BOE en septiembre de 2026. Entrará en vigor 20 días después de su publicación oficial.

¿Qué pasa si mi empresa sigue usando papel o Excel para el registro horario?

Aunque el RDL 8/2019 no prohibía explícitamente estos formatos, el inminente Real Decreto los invalidará. Seguir utilizando papel o Excel una vez que la nueva normativa entre en vigor te expondrá a sanciones por incumplimiento de una infracción grave, con un mínimo de 751€. Además, la Inspección de Trabajo ya está sancionando registros manuales que considera no fiables.

¿La ITSS puede pedir registros de años anteriores?

Sí, la Inspección de Trabajo está facultada para pedir los registros horarios de hasta los últimos 4 años, ya que este es el plazo de conservación obligatorio establecido por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La práctica habitual de solicitar solo 12 meses no es un plazo normativo.

¿Qué ocurre con el teletrabajo y el registro horario?

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, ya refuerza la obligación del registro horario para los teletrabajadores. El nuevo Real Decreto de fichaje digital exigirá que el sistema digital registre también la modalidad (presencial o a distancia) de cada tramo de la jornada. Además, la AEPD prohíbe el uso de webcams continuas, capturas de pantalla periódicas y geolocalización continua para el control horario por considerarlas desproporcionadas.

¿Se pueden usar sistemas biométricos para fichar?

El borrador del nuevo Real Decreto contempla la exclusión de sistemas de biometría de alto riesgo para el registro horario. En general, la AEPD ha establecido criterios estrictos para el uso de datos biométricos, exigiendo una justificación muy sólida de necesidad y proporcionalidad, lo que hace que su uso para el control horario sea altamente problemático y desaconsejable en la mayoría de los casos.

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AVISO LEGAL: Esta guía recopila normativa pública. No sustituye asesoramiento legal.

Fichaje digital obligatorio: requisitos técnicos del nuevo Real Decreto y cómo elegir tu software para evitar multas