Adiós al papel y Excel: Tu pyme frente al fichaje digital obligatorio en 2026 y las multas ITSS
El [control horario](/blog/fichaje-trabajadores-moviles-jornadas-especiales) en España ha evolucionado significativamente desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Lo que comenzó como una obligación de registrar la jornada, se encamina en 2026 hacia una exigencia de digitalización total, fiabilidad y trazabilidad que dejará obsoletos los métodos tradicionales como el papel y las hojas de cálculo. Tu pyme se encuentra ante un punto de inflexión: la adaptación es inminente y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ya está preparada para exigir el cumplimiento estricto de la normativa.
El registro horario: de la obligación a la digitalización ineludible
Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET), estableciendo la obligación para todas las empresas, sin excepción de tamaño o sector, de llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores. Esta normativa busca garantizar el cumplimiento de los límites de jornada, el control de las horas extraordinarias y el derecho al descanso.
Sin embargo, la experiencia de estos años ha demostrado que los sistemas analógicos o poco sofisticados, como el papel o las hojas de Excel, son vulnerables a la manipulación y carecen de la transparencia necesaria. Por ello, el Gobierno español está tramitando un Real Decreto que, según las previsiones, entrará en vigor en 2026, con algunas fuentes apuntando a julio de 2026 como fecha clave. Este nuevo reglamento prohibirá explícitamente el registro horario en papel y Excel, exigiendo sistemas digitales inalterables y trazables.
¿Por qué el papel y Excel ya no son válidos?
La clave reside en la fiabilidad y la inmutabilidad. Un registro en papel puede ser alterado sin dejar rastro, y una hoja de Excel permite modificaciones posteriores sin una trazabilidad clara de quién, cuándo y qué se cambió. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) busca sistemas que garanticen la integridad del dato, es decir, que los registros sean objetivos, fiables y accesibles.
El nuevo Real Decreto, actualmente en tramitación, establecerá requisitos técnicos específicos para los sistemas de registro horario digital. Estos incluirán la identificación única del trabajador, el sellado temporal automático de cada fichaje, el cifrado de datos con hash criptográfico, un historial completo de cambios y la capacidad de exportar informes en formatos estandarizados. La jurisprudencia, como la Sentencia de la Audiencia Nacional 22/2022, ya ha establecido que cualquier método de registro debe ser “objetivo, fiable y accesible”.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS): multas y riesgos
No adaptarse a la nueva normativa de registro horario digital conlleva riesgos significativos para tu pyme. La ITSS ha intensificado sus inspecciones en materia de tiempo de trabajo y registro horario, y las sanciones por incumplimiento pueden ser graves.
La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), Real Decreto Legislativo 5/2000 de 4 de agosto, con cuantías actualizadas por la Ley 10/2021 disposición final primera, es el marco legal que rige estas multas. Es fundamental que sepas que la no llevanza del registro horario es considerada una INFRACCIÓN GRAVE según el artículo 7.5 LISOS. Nunca se considera una infracción leve. El punto mínimo de sanción para una infracción grave es de 751 euros.
Las cuantías de las sanciones LISOS vigentes desde el 01/10/2021 son:
- Leves: mín 70-150€ / med 151-370€ / máx 371-750€
- Graves: mín 751-1.500€ / med 1.501-3.750€ / máx 3.751-7.500€
- Muy graves: mín 7.501-30.000€ / med 30.001-120.005€ / máx 120.006-225.018€
Es crucial recordar que las sanciones de la ITSS por falta de registro son una SANCIÓN ÚNICA POR EMPRESA, modulada según el número de trabajadores, la intencionalidad y la reincidencia. No se multiplican literalmente la cuantía por el número de trabajadores o por los meses de incumplimiento. Aunque algunos borradores de la nueva normativa han planteado sanciones por trabajador afectado, la información blindada actual establece que la sanción es única por empresa. Lo leve serían solo defectos formales menores, no la ausencia o falta de fiabilidad del registro.
La ITSS está facultada para pedir los registros de hasta 4 años, ya que el plazo de conservación establecido en el artículo 34.9 ET es de 4 años. La práctica habitual de pedir solo 12 meses no es un plazo normativo, y la inspección puede solicitar el período completo.
¿Qué revisa la Inspección?
En 2026, la ITSS no se conforma con un control “formal”. Se está poniendo el foco en la fiabilidad del sistema, el control real de horas extra y la disponibilidad inmediata de los registros. Si todos los trabajadores fichan a la misma hora todos los días, la Inspección puede interpretarlo como un sistema ficticio.
El teletrabajo y la protección de datos: un equilibrio delicado
La Ley 10/2021 de 9 de julio, que regula el trabajo a distancia, es la normativa aplicable al teletrabajo, habiendo derogado el RDL 28/2020. Esta ley establece que el registro horario es obligatorio también para los teletrabajadores, y debe reflejar fielmente el tiempo que dedican a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
Sin embargo, el control empresarial en el teletrabajo tiene límites claros, especialmente en lo que respecta a la privacidad y la protección de datos. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha actualizado su Guía «La protección de datos en las relaciones laborales» (publicada en mayo de 2021 y actualizada posteriormente). Esta guía es la fuente oficial y no existe un 'Criterio 01/2021 AEPD' con ese nombre.
La AEPD prohíbe explícitamente el uso de webcams continuas, capturas de pantalla periódicas y geolocalización continua para el control horario, por considerarlas medidas desproporcionadas que vulneran la intimidad del trabajador. La geolocalización solo es legítima si es proporcional, se informa al trabajador de forma expresa, clara e inequívoca, y los datos se capturan únicamente en el momento del fichaje, no para un seguimiento continuo fuera del horario laboral.
En cuanto a las sanciones por incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), estas pueden ser muy elevadas: hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global para infracciones graves (art. 83.4 RGPD), y hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio para infracciones muy graves (art. 83.5 RGPD), eligiéndose siempre la cifra que sea MAYOR. No deben usarse 40.000€/300.000€ como topes.
Los trabajadores tienen derechos ampliados frente al RGPD, conocidos como derechos ARCO ampliados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad). No se utiliza el acrónimo 'ARSOPL'.
Jornada máxima y horas extras: límites inalterables
La jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de promedio anual, según el artículo 34.1 del ET. Es importante destacar que la propuesta de reducción a 37,5 horas semanales FUE RECHAZADA por el Congreso el 10 de septiembre de 2025 mediante una enmienda a la totalidad. A 2026, NO hay ninguna propuesta en tramitación para reducir la jornada máxima legal.
En cuanto a las horas extras, el límite es de 80 horas anuales (art. 35.2 ET). Se excluyen de este cómputo las horas compensadas con descanso dentro de los 4 meses siguientes a su realización, así como las excepciones por fuerza mayor (art. 35.3 ET). Un registro horario digital fiable es la herramienta fundamental para controlar y justificar estas horas, tanto para la empresa como para el trabajador.
Recientemente, la Sentencia del Tribunal Supremo 372/2026, de 15 de abril de 2026, ha aclarado que la falta de registro horario por sí sola no implica que se deban presumir ciertas todas las horas extraordinarias reclamadas por el trabajador. Si bien la obligación de la empresa de llevar un registro fiable es ineludible, el Tribunal Supremo ha matizado que, en casos de horario fijo y conocido, el trabajador deberá aportar al menos un principio de prueba de la realización de horas extras para que la carga probatoria recaiga con mayor intensidad sobre la empresa.
Adaptación de tu pyme al nuevo escenario digital
La inminente entrada en vigor del Real Decreto de julio de 2026, sumada a la presión inspectora actual y la jurisprudencia, hace que la migración a un sistema de fichaje digital inmutable y trazable sea una prioridad. No se trata solo de evitar sanciones, sino de optimizar la gestión de tu equipo y garantizar la transparencia en las relaciones laborales.
Un software de control horario digital debe cumplir con los siguientes requisitos esenciales:
- Inmutabilidad y trazabilidad: Los registros deben ser inalterables una vez generados, y cualquier modificación debe dejar un rastro auditable (log de cambios, identificación de usuario y sello temporal).
- Acceso inmediato: La ITSS debe poder acceder a los registros de forma remota e inmediata. Los trabajadores y sus representantes legales también deben tener acceso a sus propios registros.
- Detalle de la jornada: Registro minuto a minuto de entradas, salidas, pausas y horas extras.
- Conservación segura: Almacenamiento de los datos durante los 4 años legalmente exigidos, garantizando su integridad y disponibilidad.
- Cumplimiento RGPD: El sistema debe proteger los datos personales de los trabajadores por diseño, respetando los principios de minimización y proporcionalidad.
La implementación de una solución digital no es un proyecto complejo para una pyme. Muchos sistemas están diseñados para ser intuitivos y fáciles de configurar, permitiéndote cumplir con la normativa en poco tiempo.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Es ya obligatorio el registro horario digital en 2026?
El registro horario es obligatorio desde 2019. La exigencia de que sea específicamente digital, inalterable y trazable está en tramitación a través de un nuevo Real Decreto que se espera entre en vigor en 2026, posiblemente en julio, y que prohibirá explícitamente el papel y Excel. Es prudente anticiparse y adoptar ya un sistema digital fiable.
¿Qué pasa si mi pyme sigue usando Excel o papel después de julio de 2026?
Una vez que el nuevo Real Decreto entre en vigor, el uso de Excel o papel para el registro horario será considerado un incumplimiento grave. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ya cuestiona la fiabilidad de estos métodos y podrá imponer sanciones mínimas de 751€ por infracción grave, al considerar el registro no fiable.
¿Puede la ITSS pedirme los registros de hace más de un año?
Sí, la ITSS está facultada para solicitar los registros de jornada de los últimos 4 años, ya que este es el plazo de conservación legal establecido en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La práctica de pedir solo 12 meses es habitual, pero no un límite normativo.
¿Qué ocurre con la jornada de 37,5 horas semanales?
La propuesta de reducción de la jornada máxima legal a 37,5 horas semanales FUE RECHAZADA por el Congreso el 10 de septiembre de 2025. A 2026, la jornada máxima legal se mantiene en 40 horas semanales de promedio anual, según el artículo 34.1 del ET.
¿Es legal la geolocalización para el control horario de teletrabajadores?
La geolocalización es legal para el control horario solo si es proporcional, se informa al trabajador de forma expresa, clara e inequívoca, y se utiliza únicamente en el momento del fichaje, no para un seguimiento continuo. La AEPD prohíbe el rastreo continuo y otras medidas invasivas como webcams o capturas de pantalla periódicas.
Prepárate para el futuro del control horario y asegura la tranquilidad de tu pyme. Descubre cómo un software digital puede simplificar tu gestión y garantizar el cumplimiento normativo. Calcula posibles sanciones y conoce nuestras soluciones.
Aviso legal: Esta guía recopila normativa pública. No sustituye asesoramiento legal.