Sentencia del Supremo sobre horas extras: Guía práctica…

La gestión del tiempo de trabajo y, en particular, de las horas extraordinarias, ha sido siempre un punto crítico para las pequeñas y medianas empresas (pymes) en España. La obligación de registrar la jornada, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, en vigor desde el 12 de mayo de 2019, supuso un antes y un después, modificando el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, la interpretación de sus consecuencias en caso de reclamación de horas extras ha generado disparidad de criterios en los tribunales. Ahora, la Sentencia del Tribunal Supremo 372/2026, de 15 de abril, viene a poner orden, redefiniendo la carga de la prueba y ofreciendo un marco más claro, pero no menos exigente, para las empresas.

Esta sentencia no solo es una aclaración jurídica; es una llamada a la acción para que tu pyme revise y fortalezca sus sistemas de control horario. Ya no basta con tener un registro; es crucial que este sea robusto, fiable y capaz de defenderse en un procedimiento judicial. ¿Estás preparado para este nuevo escenario?

El Contexto: Registro Horario Obligatorio y la Disparidad Previa

Desde 2019, todas las empresas españolas están obligadas a garantizar el registro diario de la jornada de sus trabajadores, incluyendo la hora de inicio y fin de la misma. Esta obligación, lejos de ser un mero formalismo, busca asegurar el cumplimiento de los límites de jornada y el correcto abono de las horas extraordinarias. Además, el registro debe conservarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

Antes de la STS 372/2026, muchos tribunales venían aplicando una interpretación que, ante la ausencia de registro horario por parte de la empresa, suponía una inversión automática de la carga de la prueba. Esto significaba que, si tu empresa no presentaba los registros, se tendían a dar por ciertas las horas extraordinarias reclamadas por el trabajador, dejando a la pyme en una posición de indefensión casi total. Este enfoque, que rozaba la «probatio diabólica» (la prueba de un hecho negativo), generaba una gran inseguridad jurídica.

La Sentencia del Tribunal Supremo 372/2026: Un Nuevo Enfoque Equilibrado

La Sala de lo Social del Tribunal Supremo, en su Sentencia 372/2026, de 15 de abril, ha desestimado un recurso de casación para la unificación de doctrina y ha fijado un criterio crucial: la falta de registro de jornada por parte de la empresa no implica, por sí sola, una inversión automática de la carga de la prueba en las reclamaciones de horas extraordinarias.

Esta resolución no exime a las empresas de su obligación de registrar la jornada, ni resta importancia a esta herramienta. Al contrario, subraya su papel fundamental como medio de prueba. Lo que hace el Supremo es establecer un equilibrio, evitando que la ausencia del registro sea el único factor determinante para dar por válidas todas las horas extras alegadas por el trabajador.

La clave de la sentencia reside en una distinción fundamental: el tipo de horario del trabajador. El Tribunal Supremo diferencia entre dos escenarios probatorios:

1. Trabajadores con Horario Fijo, Predeterminado y Conocido

En los casos donde el trabajador tiene un horario claramente establecido, conocido de antemano por ambas partes y estable en el tiempo (como en oficinas, comercios con horarios fijos o industria con turnos estables), la ausencia del registro horario por parte de la empresa no conlleva automáticamente que se traslade la carga de la prueba al empleador.

Aquí, el Tribunal Supremo exige que el trabajador aporte, al menos, indicios suficientes de que ha realizado una jornada superior a la ordinaria pactada. La mera afirmación unilateral en la demanda no es suficiente. Solo si el trabajador presenta estos indicios, la carga probatoria se desplazará a la empresa, que deberá entonces acreditar la jornada real efectivamente realizada.

¿Qué tipo de indicios puede aportar el trabajador?

La sentencia y la jurisprudencia posterior sugieren elementos como:

Comunicaciones: Correos electrónicos o mensajes (WhatsApp, Teams, etc.) enviados o recibidos fuera del horario habitual.
Órdenes de trabajo: Que demuestren actividad fuera de la jornada ordinaria.
Partes de servicio o albaranes: Con horarios de entrega o finalización que excedan la jornada.
Agendas o registros personales: Aunque no sean oficiales, pueden servir como indicio.
Registros de acceso: A instalaciones, sistemas informáticos o plataformas online.
Datos de geolocalización: Si bien la AEPD prohíbe la geolocalización continua para control horario por desproporción, un registro puntual de entrada/salida en una ubicación de trabajo puede ser un indicio [cite: AEPD, 12].
Testimonios: De compañeros, clientes o proveedores.
Documentación de clientes: Que acredite la presencia o actividad del trabajador en horarios extraordinarios.

Si el trabajador logra construir este «panorama indiciario» razonable, tu pyme, al no disponer de un registro horario válido, se encontrará en una posición muy comprometida y tendrá que demostrar que esas horas no se realizaron o fueron compensadas.

2. Trabajadores con Horarios Irregulares, Variables o Imprevisibles

La situación cambia drásticamente cuando no existe un horario concreto y prefijado, o cuando la jornada depende de turnos variables, desplazamientos, servicios o necesidades cambiantes. En estos supuestos, la falta de registro horario por parte de la empresa tiene un peso probatorio mucho mayor a favor del trabajador.

Aquí, el registro horario es la principal herramienta para conocer cuánto se trabajó realmente. Si tu empresa no lo conserva o no lo aporta, la carga de acreditar la jornada efectivamente realizada recae directamente sobre ti. En este escenario, si el trabajador presenta una reclamación bien concretada, la ausencia de un registro válido puede llevar a que el Tribunal dé por ciertas las horas alegadas por el trabajador.

Implicaciones Prácticas para tu Pyme: Adaptando Registros y Defensas

La STS 372/2026 no es una licencia para relajar las obligaciones de registro horario; es, más bien, una invitación a fortalecerlas. Una pyme que no lleva un registro correcto sigue expuesta a graves consecuencias.

1. Refuerza tu Sistema de Registro Horario

La normativa raíz, el RDL 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el art. 34.9 ET, sigue plenamente vigente. Tu empresa debe garantizar un registro diario que incluya la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador.

Fiabilidad y Trazabilidad: El sistema de registro debe ser objetivo, fiable y accesible. Esto implica que no sea fácilmente manipulable y que cualquier corrección o modificación deje un rastro auditable. Un software de control horario diseñado para pymes españolas es la herramienta más eficaz para cumplir con esta exigencia.
Registro de Horas Extra Específico: Más allá del registro de jornada ordinaria, el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar la jornada día a día y totalizarla en el periodo de abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. Ambos registros son obligaciones legales independientes, aunque un sistema robusto puede gestionarlos simultáneamente.
Conservación: Recuerda que el plazo de conservación de los registros es de 4 años, tal como establece el artículo 34.9 ET. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) está facultada para pedir hasta esos 4 años. El '12 meses' es una práctica habitual, no un plazo normativo.

2. Documenta y Comunica la Jornada

Claridad en Contratos y Acuerdos: Asegúrate de que los contratos de trabajo y los acuerdos internos reflejen con precisión la jornada y el horario pactado, especialmente en el caso de horarios fijos. Esto servirá como base para cualquier defensa.
Política de Horas Extras: Establece una política clara sobre la realización de horas extraordinarias: cuándo se permiten, cómo se solicitan, cómo se autorizan y cómo se compensan (económicamente o con descanso). Recuerda que el límite legal de horas extras es de 80 horas/año (art. 35.2 ET), excluyendo las compensadas con descanso dentro de 4 meses y las excepciones por fuerza mayor (art. 35.3 ET).
Comunicación al Trabajador: Entrega regularmente al trabajador el resumen de su jornada, incluyendo las horas extras realizadas, tal como exige el art. 35.5 ET. Esto no solo cumple con la normativa, sino que también reduce la probabilidad de reclamaciones futuras al mantener al trabajador informado y evitar sorpresas.

El incumplimiento de la obligación de registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Nunca es una infracción leve. La cuantía mínima de la sanción es de 751 euros.

Las cuantías de las sanciones LISOS, actualizadas por la Ley 10/2021, disposición final primera (no por RDL 9/2021), vigentes desde el 01/10/2021, son:

Leves: mín 70-150 / med 151-370 / máx 371-750
Graves: mín 751-1.500 / med 1.501-3.750 / máx 3.751-7.500
Muy graves: mín 7.501-30.000 / med 30.001-120.005 / máx 120.006-225.018

Es importante recordar que la ITSS impone una sanción única por empresa, modulada según el número de trabajadores afectados, la intencionalidad y la reincidencia. Las cuantías no se multiplican literalmente por el número de trabajadores ni por los meses de incumplimiento.

4. Consideraciones Específicas: Teletrabajo y Protección de Datos

Teletrabajo: La Ley 10/2021 de 9 de julio (que derogó el RDL 28/2020) regula el teletrabajo. Aunque el control horario es igualmente obligatorio, presenta particularidades. Los sistemas de registro deben respetar el derecho a la desconexión digital y la privacidad del teletrabajador.
Protección de Datos (RGPD/LOPDGDD): La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha emitido criterios claros en su Guía «La protección de datos en las relaciones laborales» (mayo 2021, actualizada posteriormente). La AEPD prohíbe el uso de webcams continuas, capturas de pantalla periódicas y geolocalización continua para control horario por considerarlos desproporcionados. Las sanciones por incumplimiento del RGPD/LOPDGDD pueden ser muy elevadas: hasta 10 M€ o el 2% del volumen de negocio anual global (infracciones graves) y hasta 20 M€ o el 4% (muy graves), eligiéndose siempre la cifra que sea mayor.
Derechos ARCO ampliados: Los trabajadores tienen derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad sobre sus datos de registro horario. Es fundamental que tu pyme garantice el ejercicio de estos derechos.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Significa esta sentencia que ya no es obligatorio el registro horario?

No, en absoluto. La Sentencia del Tribunal Supremo 372/2026 no elimina la obligación de llevar un registro diario de jornada, establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Lo que hace es aclarar las consecuencias probatorias de su ausencia, pero la obligación legal y las posibles sanciones por incumplimiento siguen vigentes.

Si mi empresa no tiene registro, ¿el trabajador puede reclamar cualquier cantidad por horas extras?

No necesariamente. La sentencia establece que, si el trabajador tiene un horario fijo y conocido, debe aportar indicios mínimos de haber realizado horas extras. La mera afirmación en la demanda no es suficiente. Solo si se aportan estos indicios, la carga de la prueba se desplaza a la empresa. En el caso de horarios irregulares, la ausencia de registro sí tiene un peso probatorio mucho mayor a favor del trabajador.

¿Qué tipo de indicios debe aportar el trabajador?

El trabajador puede aportar una variedad de elementos, como correos electrónicos, mensajes, órdenes de trabajo, albaranes, registros de acceso a sistemas, datos de geolocalización puntuales, testimonios o cualquier otra documentación que sugiera que trabajó más allá de su jornada ordinaria.

¿Qué ocurre si la Inspección de Trabajo detecta que mi pyme no tiene registro horario?

La falta de registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. Esto conlleva sanciones económicas que, para infracciones graves, van desde un mínimo de 751 euros hasta un máximo de 7.500 euros. Además, la ITSS puede exigir el pago de cotizaciones a la Seguridad Social no realizadas por esas horas extras no declaradas, con los recargos e intereses correspondientes.

¿La jornada máxima legal ha cambiado a 37,5 horas semanales?

No. La jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de promedio anual, según el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores. La propuesta de reducción a 37,5 horas fue rechazada por el Congreso el 10 de septiembre de 2025 mediante una enmienda a la totalidad. A 2026, no hay ninguna propuesta en tramitación para reducir la jornada máxima legal.

Conclusión: La Proactividad es tu Mejor Defensa

La Sentencia del Tribunal Supremo 372/2026 marca un hito importante, pero no disminuye la necesidad de un control horario riguroso. Para tu pyme, la clave está en la proactividad: implementar y mantener un sistema de registro horario digital, fiable y conforme a la normativa es la mejor manera de evitar sanciones, minimizar riesgos en reclamaciones por horas extras y garantizar la seguridad jurídica de tu empresa. No esperes a una inspección o una demanda; adapta tus procesos ahora.

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AVISO legal: Esta guía recopila normativa pública y jurisprudencia. No sustituye el asesoramiento legal personalizado. Para casos específicos, consulta siempre con un experto en derecho laboral.

Sentencia del Supremo sobre horas extras: Guía práctica para pymes ante la nueva carga de la prueba