Más allá de 'no fichar': cómo evitar multas de la ITSS por un registro horario defectuoso en tu pyme

En el dinámico ecosistema de las pequeñas y medianas empresas españolas, la gestión del tiempo de trabajo se ha consolidado como una obligación ineludible. Desde la entrada en vigor de la normativa, la mayoría de las pymes son conscientes de la necesidad de registrar la jornada de sus empleados. Sin embargo, la creencia popular a menudo se limita a pensar que basta con “tener un registro”, sin profundizar en los requisitos de fiabilidad y validez que exige la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

La realidad es que un registro horario defectuoso o no fiable puede acarrear las mismas, o incluso peores, consecuencias que la ausencia total del mismo. La ITSS está intensificando sus controles y sus criterios son cada vez más estrictos, especialmente en lo que respecta a la inmutabilidad y trazabilidad de los datos. Este artículo te guiará a través de lo que realmente significa un registro horario válido en 2026, cómo la ITSS evalúa su calidad y qué pasos puedes dar para blindar a tu pyme frente a posibles sanciones.

La obligación del registro horario: más allá de un mero "fichaje"

La obligación de registrar la jornada laboral en España se estableció con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que entró en vigor el 12 de mayo de 2019, modificando el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta normativa exige a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador, incluyendo la hora concreta de inicio y finalización. El objetivo principal es claro: combatir la precariedad laboral, asegurar el cumplimiento de los límites de jornada y garantizar el pago o compensación de las horas extraordinarias.

Desde entonces, el registro horario ha dejado de ser un mero trámite administrativo para convertirse en una herramienta fundamental de cumplimiento normativo y transparencia en las relaciones laborales. No se trata solo de apuntar unas horas, sino de reflejar la jornada efectiva y real de cada empleado, incluyendo pausas y cualquier interrupción que no compute como tiempo de trabajo.

¿Qué convierte un registro horario en "defectuoso" para la ITSS?

Aquí es donde reside el quid de la cuestión para muchas pymes. La ley no especificó inicialmente un formato concreto para el registro, lo que llevó a muchas empresas a optar por métodos manuales o soluciones básicas como hojas de Excel. Sin embargo, la ITSS y los tribunales han dejado claro que el formato es secundario; lo primordial es que el sistema sea objetivo, fiable, inmutable, trazable y accesible.

Un registro horario es considerado defectuoso cuando no cumple con estas garantías, lo que, a efectos prácticos, es equivalente a no tener registro alguno. Los principales motivos por los que un sistema puede ser rechazado por la ITSS incluyen:

• Falta de inmutabilidad: Si los datos pueden ser modificados a posteriori sin dejar rastro (audit trail), el sistema pierde toda su fiabilidad. Este es el principal problema de los registros en papel o en hojas de cálculo Excel compartidas, donde cualquiera puede alterar una hora de entrada o salida sin que quede constancia del cambio. La ITSS exige que, si se permite alguna corrección, esta debe registrar quién la hizo, cuándo y por qué.
• Ausencia de trazabilidad: Un sistema defectuoso no permite reconstruir el historial de los fichajes ni verificar la autenticidad de los datos. La ITSS busca un histórico trazable y seguro que demuestre la jornada efectiva.
• No reflejar la jornada real: Los registros deben mostrar la hora real de inicio y fin de la actividad, y no simplemente una jornada teórica o estándar. Esto es crucial en entornos con turnos, pausas, flexibilidad horaria o picos de trabajo.
• Falta de accesibilidad inmediata: La empresa debe poder presentar los registros a la ITSS, a los trabajadores y a sus representantes de forma inmediata y sencilla. Los registros dispersos o que requieren búsquedas manuales dificultan esta accesibilidad.
• No registrar las horas extraordinarias de forma específica: Las horas extras deben quedar registradas, incluyendo su fecha, motivo y la forma de compensación (salario o descanso).

La Inspección de Trabajo ya está aplicando criterios cada vez más estrictos sobre qué considera un registro «fiable» y qué no, sin esperar a nuevas normativas. De hecho, el Criterio Técnico CT 101/2019 de la ITSS ya establece que el sistema debe ser objetivo, fiable y accesible, y cuestiona la validez de archivos editables sin control.

Asimismo, la Audiencia Nacional ha rechazado en varias ocasiones registros no fiables, incluso determinando que las hojas de papel no se consideran un procedimiento efectivo para el registro de jornada obligatorio. Una sentencia de la Audiencia Nacional de 2022 valoró negativamente que los tiempos de fin de jornada fueran estimados y no reales, y que los registros no estuvieran fácilmente a disposición de trabajadores e Inspección.

Hacia la digitalización obligatoria

Aunque el Real Decreto-ley 8/2019 no prohibía explícitamente el papel o Excel, la tendencia y los criterios de la ITSS apuntan claramente hacia la digitalización. Existe un nuevo Real Decreto sobre registro horario digital en fase final de tramitación a lo largo de 2026, que hará obligatorio el registro digital y prohibirá explícitamente el uso de papel y hojas de Excel. Este anteproyecto de ley recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026, y su aprobación se aplazó a septiembre para reelaborar el texto. Sin embargo, la Inspección de Trabajo ya está sancionando los registros que considera no fiables, sin esperar a la entrada en vigor de esta nueva norma.

Este futuro Real Decreto no solo exigirá el formato digital, sino que establecerá especificaciones técnicas concretas, como el sellado temporal, la inmutabilidad con log de auditoría y el acceso remoto para la Inspección. La diferencia no es solo de formato, sino de exigencia técnica, diferenciando entre llevar el control horario y llevarlo con un sistema homologable.

Las graves consecuencias de un registro horario no fiable

No llevar el registro horario, o tener uno defectuoso, no es una infracción menor. Según el artículo 7.5 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), la no llevanza del registro es una INFRACCIÓN GRAVE. Nunca se considera leve.

Las cuantías de las sanciones, actualizadas por la Ley 10/2021 disposición final primera, están vigentes desde el 1 de octubre de 2021 y son las siguientes:

• Leves: de 70 a 750 euros (mínimo 70-150 / medio 151-370 / máximo 371-750).
• Graves: de 751 a 7.500 euros (mínimo 751-1.500 / medio 1.501-3.750 / máximo 3.751-7.500).
• Muy graves: de 7.501 a 225.018 euros (mínimo 7.501-30.000 / medio 30.001-120.005 / máximo 120.006-225.018).

Como puedes ver, la multa mínima por una infracción grave, como es la falta de un registro horario fiable, es de 751 euros.

Es crucial entender que las sanciones de la ITSS por falta de registro se aplican como una SANCIÓN ÚNICA POR EMPRESA, modulada según el número de trabajadores, la intencionalidad y la reincidencia. No se multiplican literalmente la cuantía por el número de trabajadores o por los meses de incumplimiento. Sin embargo, el borrador del nuevo Real Decreto del registro horario digital introduce un cambio significativo: las sanciones podrían pasar a calcularse por trabajador afectado, con importes que podrían alcanzar los 10.000 euros por empleado. Esto representa una diferencia de dos órdenes de magnitud y podría poner en serio riesgo la viabilidad de la pyme.

Además de las multas directas, un registro defectuoso puede tener otras consecuencias negativas:

• Presunción de horas extras: En caso de reclamación por horas extraordinarias, si no dispones de un registro fiable, la carga de la prueba recae en la empresa. Aunque una reciente sentencia del Tribunal Supremo (STS 372/2026, de 15 de abril) ha matizado que la ausencia de registro no implica automáticamente que todas las horas reclamadas se den por probadas, sí establece que si el trabajador aporta indicios de exceso de jornada, la empresa asume una carga probatoria reforzada. Esto significa que, sin un registro objetivo y fiable, te será muy difícil desvirtuar esas reclamaciones.
• Daño a la reputación y clima laboral: La falta de transparencia en el control horario puede generar desconfianza entre los empleados y afectar negativamente el ambiente de trabajo.

Teletrabajo y registro horario: particularidades y protección de datos

El teletrabajo, regulado por la Ley 10/2021, de 9 de julio (y no por el derogado RDL 28/2020), también exige un registro horario igualmente fiable que el trabajo presencial. La particularidad del teletrabajo añade una capa de complejidad en la que la protección de datos personales cobra una relevancia aún mayor.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha emitido criterios claros al respecto, principalmente a través de su Guía «La protección de datos en las relaciones laborales» (publicada en mayo de 2021 y actualizada posteriormente). Es importante destacar que no existe un "Criterio 01/2021 AEPD" con ese nombre específico.

La AEPD prohíbe expresamente el uso de herramientas de control horario que supongan una intromisión desproporcionada en la privacidad del trabajador, tales como:

• Webcams continuas.
• Capturas de pantalla periódicas.
• Geolocalización continua para el control horario.

Estas prácticas se consideran desproporcionadas y vulneran los derechos fundamentales de los empleados. El sistema de registro debe ser respetuoso con la desconexión digital y la privacidad, permitiendo fichar con fiabilidad desde cualquier lugar (casa, coworking, etc.) sin invadir la intimidad.

En cuanto a las sanciones por incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), estas pueden ser muy elevadas: hasta 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio anual global (para infracciones graves), y hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global (para infracciones muy graves), optándose por la cifra que sea MAYOR. No deben usarse 40.000€/300.000€ como topes.

Los trabajadores tienen derechos ampliados frente al RGPD, conocidos como derechos ARCO ampliados: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad. No se debe usar el acrónimo "ARSOPL", ya que no es estándar.

Claves para asegurar un registro horario robusto y a prueba de inspecciones

Para evitar multas y garantizar la seguridad jurídica de tu pyme, es fundamental que tu sistema de control horario cumpla con los siguientes requisitos, anticipándote a las exigencias actuales de la ITSS y a la futura normativa de digitalización obligatoria:

1. Implementa un sistema digital con garantías de inmutabilidad y trazabilidad: Opta por un software de control horario que registre las entradas y salidas en tiempo real, asegure que los datos no puedan ser manipulados a posteriori y, si se realizan correcciones, que estas queden registradas con un log de auditoría (quién, cuándo y por qué). La ITSS ya considera los sistemas sin trazabilidad como poco fiables.
2. Accesibilidad para todos: El sistema debe permitir el acceso inmediato a los registros tanto para la Inspección de Trabajo como para los propios trabajadores y sus representantes legales. Esto implica la capacidad de generar informes en tiempo real con el histórico de los últimos 4 años.
3. Conservación de los registros durante 4 años: La ley exige la conservación de los registros diarios de jornada durante un mínimo de 4 años, y la ITSS está facultada para solicitarlos durante todo este periodo. Asegúrate de que tu sistema garantice un almacenamiento seguro y accesible durante este tiempo.
4. Registro detallado y real: El sistema debe registrar de forma precisa el inicio y fin de la jornada, así como las pausas que no computen como trabajo efectivo. Debe reflejar la jornada real, no la teórica.
5. Gestión de horas extras: Asegura que el software permita registrar de forma específica las horas extraordinarias, incluyendo su fecha, motivo y la forma de compensación.
6. Formación y comunicación interna: Informa a tus empleados sobre la obligación del registro horario, el funcionamiento del sistema y sus derechos. La transparencia refuerza el cumplimiento y reduce conflictos.
7. Considera la homologación: Aunque el Real Decreto de registro horario digital está en tramitación, conviene elegir un sistema ya preparado para los requisitos de sellado temporal, trazabilidad inmutable y acceso remoto para la Inspección.

La jornada máxima legal en España es de 40 horas semanales de promedio anual, según el artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores. Es importante recordar que la propuesta de reducción a 37,5 horas semanales FUE RECHAZADA por el Congreso el 10 de septiembre de 2025 mediante una enmienda a la totalidad, por lo que a 2026 NO hay ninguna propuesta en tramitación al respecto. El límite de horas extras es de 80 horas/año (artículo 35.2 ET), excluyendo las compensadas con descanso dentro de los 4 meses y las excepciones por fuerza mayor (artículo 35.3 ET).

Preguntas Frecuentes

¿Un Excel sigue siendo válido para el registro horario en 2026?

Técnicamente, la ley actual (RDL 8/2019) no prohíbe explícitamente el Excel. Sin embargo, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ya lo considera poco fiable si no garantiza la inmutabilidad y trazabilidad de los datos. La ITSS busca que los datos no puedan manipularse sin dejar rastro y que reflejen la jornada real. Además, el nuevo Real Decreto de registro horario digital, en fase de tramitación en 2026, prohibirá explícitamente el papel y el Excel, haciendo obligatorio el sistema digital.

¿Cuál es el plazo de conservación de los registros horarios?

El plazo de conservación obligatorio es de 4 años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La ITSS está facultada para solicitar los registros de todo este periodo. El "12 meses" es una práctica habitual en algunas empresas, pero no es el plazo normativo.

¿Qué ocurre si la ITSS detecta un registro horario defectuoso?

La no llevanza de un registro horario fiable se considera una INFRACCIÓN GRAVE según el artículo 7.5 de la LISOS. Las sanciones actuales van desde los 751 euros hasta los 7.500 euros por empresa, moduladas según diversos factores. Es importante destacar que el borrador del nuevo Real Decreto de registro horario digital propone que las sanciones se calculen por trabajador afectado, lo que podría elevar significativamente las multas.

¿Puede la ITSS pedir los registros de teletrabajadores?

Sí, la obligación de registro horario se aplica también a los teletrabajadores, bajo la Ley 10/2021 de 9 de julio. El registro debe ser igual de fiable que para el trabajo presencial. Sin embargo, la AEPD prohíbe el uso de herramientas invasivas como webcams continuas o geolocalización constante para el control horario, por considerarlas desproporcionadas.

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AVISO LEGAL: Esta guía recopila normativa pública. No sustituye asesoramiento legal.